Inscrire un doctorant

Comment inscrire un étudiant en thèse ?
Que doit faire le doctorant une fois admis à s'inscrire en thèse ?
À quoi sert le comité de suivi ?
Qu'est-ce que la formation du doctorant durant la thèse ?

Comment inscrire un étudiant en thèse ?

Il faut présenter un dossier complet à École Doctorale (la liste qui suit n'est pas forcément exhaustive, car correspond aux documents étudiés par la CMI, veuillez vous référer au site de l'École Doctorale pour connaître tous les documents nécessaires).

Documents demandés :

  • un CV détaillé et une lettre de motivation qui explique l'intérêt du candidat pour le sujet,
  • l'attestation de grade de Master ou équivalent, et copies des diplômes,
  • rapport de stage de master ou/et publications du candidat,
  • le sujet de thèse détaillé,
  • un avis motivé du Directeur de thèse sur la candidature,
  • un rappel des encadrements et co-encadrements courants du directeur de la thèse ; taux d'encadrement maximal : 300% (sauf dérogation),
  • si le co-encadrant a besoin d'une ACT, la demande doit être faite dans la première année de thèse, mais il est recommandé de la faire dès que le doctorant est inscrit,
  • lettres de recommandation de scientifiques (en particulier du responsable de stage de M2),
  • le nom du référent scientifique qui fera partie du comité de suivi du doctorant,
  • tout élément témoignant de la valeur du candidat et de sa capacité à préparer une thèse (e.g. notes et surtout le classement du candidat dans sa promo, prix, etc.),

Toutes ces pièces peuvent être envoyées directement à la CMI, en mettant en copie le secrétariat de l'école doctorale.

Pour certains cas particuliers (financement DGA ou CIFRE, par exemples), la commission est saisie pour donner un avis préalable, et dans ce cas, les documents sont plus ou moins les mêmes que ceux listés ci-dessus. Une description de l'organisation prévue (répartition du temps entre laboratoire et entreprise) est cependant appréciée, tout comme un CV de l'encadrant industriel.

Attention : en cas de co-tutelle, s'assurer que la convention énonce clairement la future composition du jury, et faire bien attention aux différentes contraintes imposées par l'une ou l'autre des parties (en termes de publications, par exemple).

Limites : le nombre maximum d'encadrements simultanés de thèses est de 6, et le taux d'encadrement ne peut dépasser 300% !

Que doit faire le doctorant une fois admis à s'inscrire en thèse ?

L'étudiant doit d'abord saisir les renseignements sur ADUM, puis imprimer les fiches pour son inscription, notamment le feuillet scientifique, la fiche de renseignement, la charte de thèse, la fiche CNIL, et l'attestation d'enregistrement ADUM.

L'inscription administrative est gérée par l'Université de Lorraine (ou CentraleSupélec), et l'étudiant doit s'inscrire ensuite auprès du service de la scolarité.

Remarque : cette étape peut être fusionnée avec l'étape précédente afin d'éviter un aller-retour.

Remarque : pour le LORIA, le directeur du laboratoire souhaite avoir l'avis de la commission avant de signer le feuillet scientifique; le secrétariat de la CMI se charge de faire signer ce document au moment adéquat de la procédure.

À quoi sert le comité de suivi ?

Depuis 2017, un comité de suivi doit être désigné pour chaque nouveau doctorant. Ce comité doit être composé de deux personnes (dont au moins un HDR) n'appartenant pas à l'équipe du doctorant : un référent scientifique et un référent auxiliaire dont les rôles sont décrits ci-dessous.

Le référent scientifique apporte un regard externe sur la thèse, son avancement, la qualité et la rigueur de la démarche,... Il s'assure aussi de la qualité de l'environnement de travail du doctorant. Il est désigné sur proposition du directeur de thèse dès les 6 premiers mois de la thèse (contacter et après son accord, proposer un nom de référent scientifique, hors de l'équipe d'accueil).

Le référent auxiliaire effectue un suivi plus distant, principalement en étudiant le rapport annuel d'avancement rédigé par le doctorant et l'avis du référent scientifique ; il peut néanmoins intervenir à tout moment dans le suivi, de sa propre initiative, ou bien sollicité par le doctorant ou le référent scientifique (par exemple pour gérer un conflit durant la thèse). Il est désigné par la CMI en même temps que le référent scientifique.

Un formulaire avec ces deux noms est à extraire d'Adum et à faire signer par les encadrants et le responsable de la CMI.

Chaque année en mai, ce comité de suivi doit faire le point avec le doctorant sur son sujet de thèse, la démarche et les avancées. Le comité donne alors un avis sur le rapport d'avancement annuel et sur la progression. Il peut, en cas de problème et si le besoin s'en fait sentir, participer à la médiation.

Les référents peuvent être sollicités par le responsable de la CMI pour avis sur la composition du jury et sur l'autorisation de soutenance (en cas d'urgence, le responsable de la CMI donne son avis). Sans que cela soit une obligation, il peut être naturel que le référent scientifique fasse partie du jury.

Liste des thèses en cours avec comité de suivi, version du 5 mai 2020.

Liste des collègues HDR, version du 10 novembre 2020.

Qu'est-ce que la formation du doctorant durant la thèse ?

Dans le cadre de la formation doctorale, un étudiant doit obligatoirement suivre un plan de formation. Celui-ci est élaboré en concertation avec le directeur de thèse, et est constitué d'un module sur l'intégrité numérique, de 2 modules scientifiques (40h au total) et 2 modules transversaux ou professionnels (40h au total). Il existe la possibilité d'obtenir une équivalence si vous assistez à des écoles thématiques et/ou des séminaires (ceux-ci devront être validés par la commission).

À l'issue de chaque année universitaire, le doctorant doit avoir fait le point avec son référent scientifique.

Le doctorant fournit à la commission - à la fin du mois de mai - un rapport annuel, une fiche de suivi de modules et un avis de poursuite du directeur de thèse. La commission examine le rapport, l'avis des référents, et donne son avis sur la réinscription à l'école doctorale IAEM. Les réinscriptions en 4ème ou 5ème année sont des dérogations, et doivent être accompagnées d'argumentaires convaincants.