Déposer un jury

Comment déposer un jury de thèse ?
Comment composer le jury ?
Quelles sont les sources de délai ?

Comment déposer un jury de thèse ?

La procédure de dépôt de jury est expliquée en détail sur la page web de l'école doctorale. Vous devez déposer votre jury auprès du Bureau Général de l'École Doctorale et de Sabrina Ferry (), et éventuellement envoyer une copie à la CMI (). La commission validera le jury, en fonction des règles imposées par l'Université de Lorraine.

Au moins 8 semaines avant la date envisagée pour la soutenance, le doctorant prend contact avec le B.G.E.D. pour déposer :

un exemplaire (électronique) de la version préliminaire de son mémoire de thèse
portant sur la couverture et la page de garde : l'école doctorale (et la mention Informatique), l'intitulé du doctorat, le titre de la thèse, la composition du jury sans faire figurer de président, le laboratoire de rattachement,
une proposition de jury (voir Comment composer un jury ?), document Demande de soutenance extrait de Adum
pour chaque membre, leur nom, prénom, fonction, dernier titre obtenu, adresses postale et électronique,
un avis argumenté sur la thèse, établi et signé par son directeur de thèse
présentant les résultats principaux de la thèse et son état d'avancement et concluant sur la soutenance de la thèse, et une explication du lien de chaque membre du jury avec le sujet de thèse.

Le doctorant précise son adresse électronique, une liste des publications de ses travaux (titres et références). Si des publications non encore parues sont acceptées par un éditeur, fournir une copie de la lettre d'acceptation.

Le doctorant saisit sur ADUM le jury proposé, sa liste de publications, le résumé de sa thèse, mais aussi la liste des 4 modules validés par l'école doctorale ; le formulaire officiel produit par Adum est à faire signer par les encadrants de la thèse.

En cas de demande de confidentialité de la thèse, le docteur devra déposer au bureau des doctorants (B.G.E.D.) une lettre justificative de son directeur de thèse pour le Président de l'Université, précisant la date de fin de confidentialité.

Lorsque le jury est conforme (toute erreur ou information manquante générant des allers-retours), l'avis de l'école doctorale sur la composition du jury et le choix des rapporteurs est transmis au B.G.E.D. (et au directeur de thèse) qui en informe le doctorant. Ce dernier saisit le jury définitif sur ADUM et déclare sa soutenance en indiquant une date de soutenance (éventuellement provisoire). Attention, pour une soutenance début octobre, il faut déposer le jury avant la mi-juillet.

Le directeur de la thèse communique à chacun des rapporteurs un exemplaire du mémoire en précisant que leur rapport devra parvenir au B.G.E.D. 4 semaines avant la soutenance.

Le Président de l'Université informe les intéressés de leur désignation en qualité de rapporteur et leur demande de transmettre leur avis d'expert dans les délais impartis.

Important : les rapports devront parvenir au service de la scolarité sans retard. Tout retard pourra entraîner un report. Et il est important que le directeur de thèse briefe bien les rapporteurs étrangers sur les procédures françaises, afin que les rapports aient la forme requise (en particulier avec une conclusion sur la soutenabilité ou non de la thèse).

4 semaines avant la date de soutenance, le candidat dépose au service des doctorants : la fiche de renseignements complétée avec la date, l'heure et le lieu de la soutenance (il appartient au candidat de réserver une salle), et un résumé de sa thèse en français. Il se déclare également en soutenance sur le site ADUM.

Si, au cours de la procédure, quelques modifications sont apportées à la spécialité, au titre de la thèse, à la composition du jury,..., le B.G.E.D. doit en être informé au plus tôt par écrit.

Comment composer un jury ?

Lorsqu'une thèse est dans la phase finale de sa rédaction, le directeur de thèse propose à l'école doctorale une composition de jury. Voici les règles qui régissent cette composition. Nous vous prions de bien vouloir attendre le retour de l'école doctorale avant de contacter et de confirmer à un collègue sa participation à un jury. Il est également préférable de demander l'avis de la commission avant de déposer le jury auprès du B.G.E.D.

Il est composé de quatre à huit membres maximum, parmi lesquels le directeur de thèse ; ce dernier "ne prend pas part à la décision" (article 18 de l'arrêté du 25 mai 2016), c'est-à-dire n'intervient pas lors du débat final, sauf sur demande du président du jury (cf. lettre du Président de l'UL).

Il est composé au moins pour moitié de personnalités françaises ou étrangères extérieures à l'établissement et à l'école doctorale, n'ayant pas publié avec le doctorant, et choisies en raison de leur compétence scientifique.

La moitié du jury au moins doit être composée de professeurs et assimilés : directeurs de recherche CNRS, CEMAGREF, INRA, INRIA, INSERM, ORSTOM, professeurs du CNAM...

Le jury doit respecter la parité hommes/femmes, dans l'une des proportions suivantes : 3/1, 2/2, 3/2, 4/2, 3/3, 4/3, 5/3, 4/4 ; toute autre répartition doit faire l'objet d'une demande de dérogation argumentée (par exemple par le nombre limité de possibilités, ou un certain nombre de refus).

L'Université de Lorraine doit être représentée par au moins un professeur ou un maître de conférences en activité (ou éventuellement un membre d'un laboratoire de l'Université de Lorraine).

Le président du jury doit être un professeur ou assimilé (cadre A), choisi en son sein par le jury. Le directeur de la thèse ne peut pas être désigné comme président du jury.

La commission vous demande de proposer une liste d'au moins 2 noms de rapporteurs choisis en raison de leur compétence. Les rapporteurs doivent être habilités à diriger des recherches (habilitation française ou habilitation étrangère si le pays délivre ce diplôme). Les rapporteurs doivent être extérieurs à l'école doctorale et à l'établissement. Il faut clairement préciser la discipline du rapporteur (section CNU pour un universitaire français). Le choix des rapporteurs peut être argumenté si besoin dans le formulaire de proposition de jury.
La commission veillera de manière stricte à ce que pour une thèse en informatique, au moins l'un des deux rapporteurs relève clairement de l'informatique.

Il n'est sans doute pas inutile de préciser qu'il ne faut pas choisir comme rapporteurs externes des collègues dont vous êtes trop proches (publications co-signées avec le doctorant ou le directeur de thèse ou un co-encadrant, travail régulier en commun, ancien membre de votre équipe,...).

Quelles sont les sources de délai ?

Voici quelques conseils, car toute erreur peut entraîner des délais dans le traitement du dossier.

Le doctorant doit remplir correctement le site ADUM. En particulier, il faut obligatoirement que les modules suivis et les publications soient saisis.

Le jury doit respecter les règles établies par l'école doctorale : pas de publication commune trop récente entre un rapporteur et un des encadrants, équilibre professeurs/maîtres de conférences (ou assimilés), au moins un membre de l'Université de Lorraine, équilibre internes/externes à l'Université de Lorraine, équilibre hommes/femmes.

II faut également veiller à respecter les délais imposés par l'établissement pour le dépôt du dossier de soutenance (minimum 6 à 8 semaines avant la date de la soutenance, voir avec le B.G.E.D. pour plus de détails).