Avant d’inscrire un doctorant ou une doctorante sur ADUM vous devez impérativement envoyer à la CMI le dossier complet décrit ci-dessous. Les éventuels rapporteurs du bureau n’ont pas accès à ADUM.
Comment inscrire un étudiant en thèse ?
Il faut présenter un dossier complet à l’École Doctorale (la liste qui suit n’est pas forcément exhaustive, car correspond aux documents étudiés par la CMI, veuillez vous référer au site de l’École Doctorale pour connaître tous les documents nécessaires).
Documents demandés :
- un CV détaillé et une lettre de motivation qui explique l’intérêt du candidat pour le sujet,
- l’attestation de grade de Master ou équivalent, et copies des diplômes,
- rapport de stage de master ou/et publications du candidat,
- le sujet de thèse détaillé,
- un avis motivé du Directeur de thèse sur la candidature,
- un rappel des encadrements et co-encadrements courants du directeur de la thèse ; taux d’encadrement maximal : 300% (sauf dérogation),
- si le co-encadrant a besoin d’une ACT, la demande doit être faite dans la première année de thèse, mais il est recommandé de la faire dès que le doctorant est inscrit,
- lettres de recommandation de scientifiques (en particulier du responsable de stage de M2),
- le nom du référent scientifique qui fera partie du comité de suivi du doctorant,
- tout élément témoignant de la valeur du candidat et de sa capacité à préparer une thèse (e.g. notes et surtout le classement du candidat dans sa promo, prix, etc.),
Toutes ces pièces peuvent être envoyées directement à la CMI, en mettant en copie le secrétariat de l’école doctorale.
Pour certains cas particuliers (financement DGA ou CIFRE, par exemples), la commission est saisie pour donner un avis préalable, et dans ce cas, les documents sont plus ou moins les mêmes que ceux listés ci-dessus. Une description de l’organisation prévue (répartition du temps entre laboratoire et entreprise) est cependant appréciée, tout comme un CV de l’encadrant industriel.
Attention : en cas de co-tutelle, s’assurer que la convention énonce clairement la future composition du jury, et faire bien attention aux différentes contraintes imposées par l’une ou l’autre des parties (en termes de publications, par exemple).
Limites : le nombre maximum d’encadrements simultanés de thèses est de 6, et le taux d’encadrement ne peut dépasser 300% !
Procédure FSD
Une procédure FSD doit être réalisée pour tout étudiant et étudiante venant hors de l’espace Schengen. Elle doit être réalisée pour tous les étudiants et étudiantes si l’équipe est en ZRR. Elle doit être également réalisée pour tous les étudiants et étudiantes bénéficiant d’un financement ANR, ce qui inclut les financement des PEPR.
Il est important de s’y prendre tôt. Les délais pour obtenir une réponse peuvent être très long. Vous devez vous renseigner auprès de vos assistantes concernant les éléments à fournir pour le dossier d’autorisation.
Que doit faire le doctorant une fois admis à s’inscrire en thèse ?
L’inscription est dématérialisée depuis 2021. L’inscription se fait intégralement sur la plateforme ADUM par l’étudiant. Il est recommandé à l’encadrant ou l’encadrante de participer à cette phase qui est parfois difficile à comprendre pour un étudiant.
L’inscription administrative est gérée par l’Université de Lorraine (ou CentraleSupélec), et l’étudiant doit s’inscrire ensuite auprès du service de la scolarité.
Remarque : pour le LORIA, le directeur du laboratoire souhaite avoir l’avis de la commission avant de valider l’inscription.
À quoi sert le comité de suivi ?
Le fonctionnement du comité de suivi a changé en 2022. Les informations le concernant sont ici
Qu’est-ce que la formation du doctorant durant la thèse ?
La thèse est une formation à la recherche, par la recherche, professionnalisante. La doctorante doit valider un certain nombre d’ECTS pour valider cette formation. Les détails de cette formation sont donnés ici.
